ОТЧЕТНОСТ

8.4. Отчитане на разходите
За целите на отчитането и контрола на разходите по проекта, училищата водят аналитична отчетност, с която разходите за целодневна организация на учебния ден и обедно хранене могат да се разграничат от останалите разходи на училището. Размерът на верифицираните и възстановените разходи се определя от сумата на възстановяемите разходи, допустимостта и документалната обоснованост на отчетените разходи и размера (респ. липсата) на наложените корекции.
8.4.1. Срокове и регулярност на отчитане
Извършените от средищните училища разходите за дейностите по проекта се отчитат ежемесечно в срок до втория работен ден на месеца, следващ отчетния период. Отчетите се генерират чрез информационната система на проекта. Регионалният инспекторат по образованието проверява отчетите на училищата от региона и потвърждава отчетите в срок до осмия работен ден на месеца, следващ отчетния период.
Средищното училище отчита разходи в рамките на максималната годишна сума на преките възстановяеми разходи, като самостоятелно определя приоритетността, структурата и регулярността на отчетените разходи. Това означава, че в рамките на годишната сума училището може:
а) да отчете за месеца само един или няколко вида разходи, свързани с дейността;
б) през някои месеци да отчита повече разходи от други месеци;
в) да отчита разходи, извършени през предходен отчетен период (но не по-рано от 01.01.2012 г.).
В края на календарната година и в края на периода на изпълнение на проекта се извършва съпоставяне на отчетени средства с определената годишна сума по норматив.  При условие, че отчетените средства надвишават определената годишна сума, възстановяването се извършва до размера на годишната сума или превишението се приспада от следващата година (с изключение на последната година от проекта).
С цел осигуряване на регулярно и навременно изплащане на възнагражденията и финансиране на другите разходи, директорът следва да планира разполагаемите ресурси по бюджета на училището, като предвижда очаквания период на възстановяване на разходите по проекта, размера на отпуснатите аванси за изпълнение на проекта и наличието на други нецелеви средства по бюджета на училището, които могат да се използват за авансиране и осигуряване на регулярно финансиране на разходите по проекта.
8.4.2. Отчитане на разходи за възнаграждения и осигуровки на възпитателите
Разходите за възнаграждения и осигурителни плащания на педагогическия персонал, ангажиран с изпълнението на дейности по целодневната организация на учебния процес, се извършват и отчитат по правилата на националното законодателство и специфичните правила на проекта, съобразени с европейското законодателство.
По проекта се изплащат възнаграждения и осигурителни плащания само за възпитатели/учители, които изпълняват/допълват норма за възпитателска/ преподавателска работа за провеждане на дейностите по целодневна организация на учениците от 1. до 8. клас.
За възпитателите, които към 01.01.2012 година са в трудовоправни отношения със средищното училище и им е възложено изпълнение на дейности по целодневна организация на учебния процес, не е необходимо сключването на допълнително споразумение за целите на проекта. Възпитателите/учителите при заварено положение, които ще получават възнаграждения по проекта, се определят от директора на училището със заповед.
При необходимост от разкриване на нови работни места за изпълнение на дейностите по проекта директорът сключва трудови договори с лица, отговарящи на изискванията за заемане на длъжността възпитател, съгласно Инструкция № 2 на министъра на науката и образованието от 1994 г. за изискванията за заемане на длъжността „учител” или „възпитател” съобразно придобитото образование, професионална квалификация и правоспособност и Наредба № 1 на министъра на образованието, младежта и науката от 2010 г. за работните заплати на персонала в звената от системата на народната просвета. Трудовите договори се сключват при спазване на условията на Кодекса на труда за срок, съобразен с продължителността на проекта, като задължително в трудовия договор се посочва, че договореното възнаграждение се изплаща за сметка на проекта.
Размерът на разходите за възнаграждения се определя за всяко отделно лице и всяко училище съгласно Наредба № 1 на министъра на образованието, младежта и науката от 2010 г. за работните заплати на персонала в звената от системата на народната просвета, вътрешните правила за работната заплата на училището, утвърденото щатно разписание и индивидуалния трудов договор. Ограничението за целите на проекта е брутната почасова ставка да не надхвърля 12 лева на астрономически час (за учебен час максималната ставка се определя пропорционално – 9 лв. при 45 мин., 8 лв. при 40 мин и т.н.).
Разходите за възнаграждения, които се отчитат и възстановяват по проекта, включват основното възнаграждение и задължителните допълнителни и други възнаграждения по Кодекса на труда, Наредбата за структурата и организацията на работната заплата, приета с Постановление № 4 на Министерския съвет от 2007 г. (обн., ДВ, бр. 9 от 2007 г.) и Наредба № 1 на министъра на образованието, младежта и науката от 2010 г. за работните заплати на персонала в звената от системата на народната просвета.
Ако едно лице допълва нормата си за преподавателска работа с възпитателска заетост (часове), по проекта се отчита само частта от възнаграждението му, свързана с възпитателска работа по проекта. В този случай месечното възнаграждение на лицето се отчита частично по проекта. Размерът на основното възнаграждение, което се отчита, се определя пропорционално (като процент) спрямо минималната норма за възпитателска работа (30 часа седмично) и определеното с ВПРЗ основно възнаграждение за съответната възпитателска длъжност при изпълнение на минимална норма възпитателска заетост. Към така определеното основно възнаграждение, пропорционално на индивидуалната основна работна заплата на лицето се добавят неговите допълнителни и други възнаграждение.


Пример
Ако едно лице на длъжност старши учител допълва преподавателска норма с 4 часа възпитателска работа седмично, то коефициентът на частично отчитане се формира, както следва:
К= 4/30 = 0,133
Определената с ВПРЗ заплата за длъжността „старши възпитател“ е 540 лв. Частта от основното възнаграждение, което в този случай може да се отчете по проекта е:
540 х К = 72 лв.

За отчитане на пълния размер на разходите за възнаграждения на възпитател за съответния месец е необходимо да са изработени и отчетени всички часове възпитателска работа (при пълна норма и пълна работна седмица - 30 часа седмично) и допълнителната работа (10 часа седмично в учебно време и 40 часа в неучебно). При наличие на неотчетени часове от лицето, разходите се възстановяват пропорционално.
8.4.2.1. Не се отчитат и финансират по проекта на възпитателите разходите на възпитателите за:
а) допълнителни трудови и други възнаграждения, които не са задължителни по нормативна уредба;
б) работно облекло и/или представително облекло;
в) СБКО.
8.4.2.2. Разходи за заместващи възпитатели се отчитат и възстановяват по проекта, ако едновременно са изпълнение следните условия:
- заместването е за повече от един месец;
- за времето на заместването титулярът не получава възнаграждение по проекта (не е в платен отпуск);
- заместващият възпитал е включен в заповедта, с която са определят възпитателите и учителите, ангажирани с дейността по проекта.
8.4.2.3. Не се възстановяват разходите за възнаграждения и осигуровки, в случаите при които:
а) общият им размер надвишава средствата, отпуснати по норматив;
б) не са доказани с изискуемите документи;
в) не са свързани с дейности по целодневната организация.
8.4.2.4. За отчитане на разходите за възнаграждения и осигуровки чрез информационната система се представят следните документи и отчети:
- еднократно и при промяна:
а) трудов договор и последното допълнително споразумение към него, от което е видно договореното индивидуално възнаграждение;
б)вътрешни правила за работната заплата
в) заповед на директора за определяне на възпитателите/учителите, които изпълняват дейности по проекта;
- при всеки отчет:
г) извадка от ведомостта за работните заплати, генерирана чрез модула от информационната система на проекта, от която са видни сумите на начислените възнаграждения за сметка на проекта;
д) платежни нареждания за изплатените възнаграждения и осигуровки; плащанията се доказват като възнагражденията и осигуровките на възпитателите, ангажирани с проекта се извършват с отделни платежни документи или в случайте, когато платежното нареждане за изплатените работни заплати е общо, на лицевата страна се постави надпис „ххх,хх лв. са плащане по проект BG051PO001-3.1.06 по ОП РЧР”; Надписът се поставя от счетоводителя и се заверява с печата на училището и подпис преди сканирането на документа; надписът се вмества, така че да не нарушава целостта на някои от реквизитите на документа (по възможност отдолу и извън рамката с реквизити);
е) попълнени присъствени дневници в информационната система, доказващи броят на изработените часовете от възпитателската норма от и извън програмата за целодневна организация на учебния ден;
ж) отчет за изработените часове извън нормата за възпитателска работа;
з) заповед за ползван платен годишен отпуск от лицето;
и) други, изискани от ръководителя на проекта.
8.4.3. Отчитане на разходите за възнаграждения на директори и счетоводители
Изпълнението на задължения по проекта на директорите и счетоводителите на средищни училища се извършва въз основа на допълнително споразумение към трудовия им договор. Ако счетоводителят не е на трудов договор с директора на училището (външен счетоводител или юридическо лице), се сключва граждански договор (със същото или с друго лице). При сключването на договора се спазват правилата за възлагане на обществени поръчки съгласно Закона за обществените поръчки.
Разходите за възнаграждения на директорите и счетоводителите са извън норматива за целодневна организация.
Ръководителят на проекта утвърждава лимит на разходите за възнаграждения и осигурителни вноски на директорите и счетоводителите съобразно общия размер на средствата, предвидени в бюджета на проекта за тази цел. Лимитът се диференцира в зависимост от броя на учениците в средищно училище.
Конкретният размер на разходите за възнаграждение на директорите и счетоводителите се определя въз основа на броя на изработените, отчетените и одобрените часове за работа по проекта и размера на часовата ставка.
Броят на изработените часове се доказва с отчет за извършената работа. Отчетът за извършената работа на директора на училището се приема от началника на РИО, а на счетоводителя – от директора на средищното училище.
Брутната часовата ставка се определя съгласно правилата на УО на ОП РЧР, както следва:
За директор – 8 лв.;
За счетоводител – 6 лв.
В тази ставка не се влючват осигуровките за сметка на работодател.
Конкрентните правила за определяне размера на възнагражденията на директорите и счетоводителите от средищните училища за дейностите по проекта са дадени в Приложение 3.
Примерна форма на допълнително споразумение е предложена в Приложение 4.

8.4.4. Отчитане на разходите за веществена издръжка – вода, горива и енергия
8.4.4.1. По проекта се отчитат и възстановяват следните разходи за веществена издръжка:
а) разходи за отопление – течни и твърди горива, ТЕЦ, газ и ел.енергия;
б) разходи за осветление – ел. енергия;
в) вода /и канал/.
По Единната бюджетна класификация, това са разходите по §§10-16 „вода, горива и енергия”.
Тъй като в обичайния случай разходите за веществена издръжка са общи за всички дейности на училището, то следва да се отделят разходите за веществена издръжка за изпълнение на дейностите по проекта от общите разходи по това перо за отчетния период. Отделянето се извършва като общите разходи (по фактура) се умножат по коефициент.
В случаите, когато училището отдава помещение под наем, което не е на самостоятелно отчитане, от общите разходи, преди отделяне на разходите за ЦОУД (умножаването по коефициент), се изваждат разходите за консумативи, заплащани от наемателя.
Коефициентът за разделяне на разходите за всяко училище се определя, както следва:
К = ЧУСЦОУД / (ЧУСУП + ЧУСЦОУД), 
където:
ЧУСЦОУД (часове по учебни стаи за целодневна организация) е параметър, който отразява часовата ангажираност и плътността на използване на учебните помещения за целите на целодневната организация на учебния ден. Стойността му се получава, като средният брой на часовете за една пълна учебна седмица, през които учебните помещения се използват за целодневна организация на учениците от 1. до 8. клас (30 часа в общия случай) се умножи по броя на учебните стаи, използвани за ЦУОД.
ЧУСУП (часове по учебни стаи за изпълнение на учебния план) е параметър, който отразява часовата ангажираност и плътността на използване на учебните помещения за целите на изпълнението на учебния план. Стойността му се получава, като броят на часовете за една пълна учебна седмица, през които учебните помещения се използват за изпълнение на учебния план се умножи по броя на учебните стаи, използвани за изпълнение на учебния план на всички ученици. Броят на часовете за изпълнение на учебния план се изчислява като средна стойност от всички класове на седмичния брой на учебните часове (броят на учебните часове за всички класове разделен на броя на класовете).


Пример:
Училището използва 15 класни стаи за изпълнение на часовете по учебен план на учениците от 1. до 8. клас и 9 класни стаи за целодневна организация на учебния ден. Средният брой на часовете за изпълнение на учебния план е 27, броя на часовете за ЦОУД е 30. В този случай
ЧУСЦОУД = 30 х 9 = 270
ЧУСУП = 27 х 15= 405
К = 270 / (405+270) = 0,4.
При месечни разходи за отопление в размер на 650,00 лв., училището отчита по проекта 260,00 лв. (650 х 0,4)

Изложеният подход се използва за разделяне на всички горепосочени разходи за веществена издръжка (отопление, осветление и вода).
Конкретният размер на коефициента за всяко едно училище се определя със заповед на директора . При промяна в някои от параметрите, които формират коефициента, заповедта се актуализира. В заповедта задължително се изписва номерът и наименованието на проекта.
8.4.4.2. За отчитане на разходите за веществена издръжка чрез информационната система се представят за отделния разход:
а) заповедта за разделяне на разходите;
б) фактура за услугата;
в) платежно нареждане при плащане по банков път или касова бележка и разходен касов ордер при плащане в брой (до 3000 лв.).
За отделяне на разходите и плащанията по проекта върху лицевата страна на фактурата се поставя надпис „ххх,хх лв. са разходи по проект BG051PO001-3.1.06 по ОП РЧР”, а върху лицевата страната на платежното нареждане - „ххх,хх лв. са плащане по проект BG051PO001-3.1.06 по ОП РЧР”. Надписът се поставя от счетоводителя и се заверява с печата на училището и подпис преди сканирането на документа. Той се вмества, така че да не нарушва целостта на някои от реквизитите на документа (по възможност отдолу и извън рамката с реквизити).
8.4.5. Отчитане на разходите за материали
Училищата отчитат от средствата по норматив само разходите за материали, включени в списъка към проекта за закупуване на ниво средищно училище (виж по-горе).
Тъй като материалите са външна доставка, от съществено значение за възстановяване на разходите е спазването на правилата за възлагане. При наличието на действащ договор с външен изпълнител училището представя документите по този договор и задължително следи обемът на извършените доставки да не надвиши прага по ЗОП или по НВМОП, което предполага да е проведена по-утежнена процедура. Надвишаването на прага е предпоставка за налагане на финансова корекция, съгласно Методологията, приета с ПМС134/2010 г.


Пример
Ако училището е сключило договор за доставка на материали въз основа на процедура, проведена по реда на чл. 2, ал. 1, т. 1 от НВМОП (събиране на не по-малко от три оферти), а извършените доставки (общо за училището) по договора до момента са 42 500 лв. с ДДС, при регламентиран праг от 60 000 лв. с ДДС, то училището може да закупи материали, без да извърши нарушение, в размер до 17 500 лв. с ДДС.

При очаквано надвишаване на прага, който предполага да е проведена по-утежнена процедура, или при изтичане срока на действащия договор училището планира своевременно провеждане на процедура за сключването на нов договор. За определяне вида на процедурата се сумират очакваните стойности на разходите за материали за всички дейности на училището за периода до края на проекта.
Средищните училища отчитат разходите за материали за изпълнение на дейностите по ЦУОД по проекта с отделна фактура от тази, с която са закупени материалите за останалите дейности на училището. Фактурата следва да съдържа текст: „Разходът е извършен по проект BG051PO001-3.1.06 по ОП РЧР”.
Освен фактура училището представя чрез информационната система още:
а) документи, удостоверяващи провеждането на тръжна процедура за избор на доставчик, съгласно ЗОП;
б) договор с избрания изпълнител;
в) платежно нареждане при плащане по банков път или касова бележка и разходен касов ордер при плащане в брой (до 3000 лв.).
8.4.6. Отчитане на разходите за поевтиняване на обедно хранене
Училищата отчитат от средствата по норматив само разходи за поевтиняване на обедното хранене на ученици от 1. до 8. клас, включени в ПИГ (учениците от целевата група).
Поевтиняването е разликата между (себе)стойността на храната и цената, която заплащат учениците.
В случаите, в които общината предоставя средства за поевтиняване на храненето, техният размер се приспада от (себе)стойността (аналогично на заплатеното от учениците, поевтиняването за сметка на общината не се отчита по проекта). В този смисъл по проекта се финансира само поевтиняването за сметка на училището .
Размерът на въстановяемите разходи се определя от фактически извършените и отчетени хранения и определения размер на поевтиняването за едно хранене.
8.4.6.1. Отделяне на разходите за поевтиняване на обедното хранене на учениците от целевата група
В случаите, когато дейността по обедно хранене на училището обхваща и ученици или други лица извън целевата група, училището следва да организира отчетност на храненията и на разходите за поевтиняване, която да отделя разходите за обедно хранене на учениците, включени в целевата група по проекта, от тези на останалите лица. Това може да стане с дневник (книга) на храненията или по друг подходящ начин, който да дава информацията за общия брой на храненията за деня и (в това число) за броя на храненията на учениците от целевата група. Училищата самостоятелно определят формата на документа. Той се води ежедневно, като се заверява в края на месеца от директора или упълномощено от него лице. Документът се съхранява в училището.
С подаване на месечния отчет, когато в него са включени разходи за обедно хранене, директорът декларира, че отчетените разходи са единствено за ученици от целевата група на проекта (ученици 1. – 8. клас, включени в ПИГ).
Максималната сума на разходите за поевтиняване на обедното хранене, които училището може да отчете за даден период, се определя по един от два начина:
а) при фиксиран размер на поевтиняването – като произведение на броя на храненията на ученици от целевата група и от размера на поевтиняването за едно хранене (независимо дали цената за хранене, заплащана от ученик, е променлива или фиксирана - купон за хранене).
б) при променлив размер на поевтиняването (и фиксирана цена на едно хранене, плащана от ученика) – като разлика между (себе)стойността на храненето на учениците от целевата група и сумата, заплащана от учениците.
При първия подход директорът със заповед определя размера на поевтиняването за едно хранене, при втория – сумата, заплащана от учениците.


Пример 1
Директорът определя поевтиняване за едно хранене в размер на 1,50 лв. Отчетени хранения за месеца на ученици от целевата група са 824. Максималната сума на разходите за поевтиняване на обедното хранене, които училището може да отчете за месеца е:
1,50 х 824 = 1236 лв.

Пример 2
Директорът определя цена на купон за ученическо хранене в размер на 1,80 лв. Отчетените хранения за месеца на ученици от целевата група са 905, а стойността на храненето за учениците от целевата група е в размер на 2560 лв. В този случай училището може да отчете разходи в размер до:
2560 – (1,80 х 905) = 931 лв.

И в двата случая от размера на поевтиняването се изважда сумата на поевтиняването за сметка на общината, когато училището е получило такава. За целите на разграничаване на допустимите разходи по проекта, училището води аналитична отчетност, която дава информация за размера на разходите по източниците на финансиране – поевтиняване за сметка на училището, дофинансиране от общината и плащане от ученика (родителя).
8.4.6.2. Отчитане на разходите за поевтиняване на обедно хранене, доставяно като външна услуга
Както и при разходите за материали, при отчитане на разходите за външна услуга за доставка на храна от ключово значение за възстановяване на разходите е спазването на правилата за възлагане. При наличието на действащ договор училището представя документите по този договор и следи обемът на извършените доставки да не надвиши прага по ЗОП или по НВМОП, което предполага да е била проведена по-утежнена процедура.
А. При очаквано надвишаване на този праг или при изтичане срока на действащия договор училището своевременно планира провеждането на процедура за сключването на нов договор. За определяне вида на процедурата се сумират очакваните стойности на всички разходи за храна на училището за периода, за който то има ангажимент да извърши съответната дейност и е осигурено финансиране за дейността.
Конкретно, училището следва да сумира очакваните разходи за:
аа) доставка на обедно хранене на ученици, включени в ПИГ - за периода от сключването на договора до края на проекта;
бб) закуски на учениците, финансирани от бюджета по реда на ПМС 308/2010 г.;
вв) други разходи за храна, които училището е поело като ангажимент – за една бюджетна година или периода на ангажимента.
Горното не означава, че училището следва да проведе една обща процедура или да сключи общ договор, а единствено, че при определяне вида на процедурата, следва да бъдат отчетени и очакваните стойности на другите разходи за храна, за които училището е възложител (допустимо е да се проведе с процедура обособени позиции или няколко отделни процедури, чиито вид обаче е определен от общата стойност на поръчките, а не от самостоятелната стойност на всяка от тях).

Пример
Училището подготвя процедура за доставка на обедно хранене през 2012 г. Очакваните разходи на училището са, както следва:
- за доставка на обедно хранене на ученици от целевата група – 58 000 лв. с ДДС;
- за закуски на ученици – 5 000 лв. с ДДС;
- разходи за храна на лица, извън целевата група – 15 000 лв. с ДДС
Общите разходи за храна на училището в този случай са 78 000 с ДДС, което предполага училището да проведе процедура за обществена поръчка.

Когато обедното хранене се доставя по договор с възложител общината, задължително условие за отчитане и възстановяване на разходите е разходните документи да бъдат издадени на името на училището. В този случай предмет на отчитане и контрол е процедурата, проведена от общината, и документите по нея.
Б. За отчитане на разходите за поевтиняване на обедното хранене, доставяно като външна услуга, училището представя чрез информационната система:
аа) документи, удостоверяващи провеждането на тръжна процедура за избор на доставчик;
бб) договор с избрания изпълнител;
вв) фактура за услугата;
гг) платежно нареждане при плащане по банков път или касова бележка и разходен касов ордер при плащане в брой (до 3000 лв.);
дд) заповед за определяне на размера на поевтиняването за едно хранене и/или заповед за определяне на цената, заплащана от учениците.
В случаите, в които услугата по обедното хранене обхваща и лица извън целевата група, за целите на отделянето на разходите и плащанията по проекта върху лицевата страна на фактурата се поставя надпис „ххх,хх лв. са разходи по проект BG051PO001-3.1.06 по ОП РЧР”, а върху лицевата страната на платежното нареждане - „ххх,хх лв. са плащане по проект BG051PO001-3.1.06 по ОП РЧР”. Надписът се поставя от счетоводителя и се заверява с печата на училището и подпис преди сканирането на документа. Той се вмества, така че да не нарушва целостта на някои от реквизитите на документа (по възможност отдолу и извън рамката с реквизити). В случаите, когато фактурата е издадена за обедното хранене, обхващащо само учениците от целевата групата, тя следва да съдържа текст: „Разходът е извършен по проект BG051PO001-3.1.06 по ОП РЧР”.
8.4.6.3 Отчитане на разходите за поевтиняване на обедно хранене, организирано от училището
За отчитане на разходите за обедно хранене, организирано в училището като вътрешна дейност (в ученически стол или бюфет), училището формира себестойност на храненето. Себестойността се формира въз основа на разходите за хранителни продукти (без да се включват режийни разноски), необходими за приготвяне на храната. Калкулациите, формиращи себестойността, се отразяват и съхраняват в калкулационна ведомост. Калкулационната ведомост се подписва и подпечатва от директора или от упълномощено от него лице и се съхранява в училището.
Максималната стойност на отчетените разходи се определя от стойността на поевтиняването за сметка на училището.
А. Стойността на поевтиняването за сметка на училището се определя като от себестойността, определена въз основа на разходите за хранителни продукти, се извади:
а) стойността на средствата за поевтиняване на храната, предоставени от финансиращия орган (общината);
б) цената на храненето, платена от учениците.
Формираната себестойност на храненето, стойността на поевтиняването и броят на храненията на ученици от целевата група за съответния отчетен период се отразяват в информационната система.
Б. С подаване на месечния отчет, когато в него са включени разходи за обедно хранене, директорът декларира, че отчетените разходи:
а) са единствено за ученици от целевата група на проекта;
б) отговарят на формираната себестойност;
в) документите за формиране на себестойността са налични в училището и могат да бъдат представени при необходимост.
В. За отчитане на разходите за поевтиняване на обедното хранене, организирано от училището, се представят чрез информационната система:
а) фактура за хранителни продукти на стойност не по-ниска от себестойността на отчетените хранения;
б) платежно нареждане при плащане по банков път или касова бележка и разходен касов ордер при плащане в брой (до 3000 лв.);
в) заповед за определяне на размера на поевтиняването за едно хранене и/или заповед за определяне на цената, заплащана от учениците.
В случаите в които услугата по обедното хранене обхваща и лица извън целевата група, за целите на отделянето на разходите и плащанията по проекта върху лицевата страна на фактурата се поставя надпис „ххх,хх лв. са разходи по проект BG051PO001-3.1.06 по ОП РЧР”, а върху лицевата страната на платежното нареждане - „ххх,хх лв. са плащане по проект BG051PO001-3.1.06 по ОП РЧР”. Надписът се поставя от счетоводителя и се заверява с печата на училището и подпис преди сканирането на документа. Той се вмества, така че да не нарушва целостта на някои от реквизитите на документа (по възможност отдолу и извън рамката с реквизити). В случаите, когато фактурата е издадена за хранителни продукти за обедното хранене, обхващащо само учениците от целевата групата, тя следва да съдържа текст: „Разходът е извършен по проект BG051PO001-3.1.06 по ОП РЧР”.
8.5. Изготвяне на отчети за техническото и финансовото изпълнение на дейностите по проекта
За текущо отчитане на дейностите по проекта средищните училища изготвят междинни отчети за техническото и финансовото изпълнение на дейностите по проекта. В края на проекта изготвят финален отчет.
Отчетният период обхваща времето от първо число до последно число на календарен месец. Средищните училища не са задължени да изготвят отчети всеки месец, освен ако ръководителят на екипа за управление не изиска изрично това. В този случай отчетът се изготвя за периода от края на последния период на отчитане (респ. началото на проекта).
Отчетите се изготвят и подават чрез информационната система в срок до втория работен ден на месеца, следващ отчетния период.
Отчетите включват всички изискуеми документи, доказващи допустимостта на разходите за отчитания период. За приложените документи се съставя опис.
Всички изискуеми документи се сканират и поместват в съответните секции в информационната система. Към тях се попълват и данните неодходими за генериране на отчетната информация.   
Отчетите и описите се подписват с електронен подпис от директора на училището или от упълномощено лице в случаи на отсъствие на директора.
Регионалните инспекторати по образованието извършват проверка на отчетите на училищата и генерират обобщен отчет за региона в срок до осмия работен ден на месеца, следващ отчетния период. Проверка на ниво РИО включва проверка на всички разходи и приложени документи, отчетени от училищата.
При неточност или липса на документ експертът от РИО връща информация на средищното училище чрез информационната система за отсраняване на неточностите или попълване на липсите. По преценка на експерта от РИО на/от училищата могат да бъдат изисквани допълнителни документи, доказващи допустимостта на разхода, както и да бъде извършена проверка на място. При невъзможност пропуските да бъдат отстранени или контролът на място да бъде извършен в рамките на срока на РИО за изготвяне на обобщен отчет, разходът не се включват в междинния отчет.
Обобщеният отчет на РИО се изготвя само въз основа на проверените и коректни документи, подадени от средищните училища.
Обобщеният отчет, изготвен от РИО, се заверява с електронен подпис от началника на инспектората или упълномощено от него лице при негово отсъствие. Обобщеният отчет се подава на екипа за управление в МОМН. С подаването на отчета началникът на РИО декларира, че всички включени в него разходи са проверени, допустими и документално проследими.
8.6. Възстановяване на разходите
Средищните училища получават средства за финансиране на дейностите по проекта като аванс и като възстановени средства за извършени разходи. Получените аванси следва да бъдат отчетени и верифицирани, в противен случай подлежат на възстановяване. Верифицираните разходи се възстановяват на бенефициента.
След верифициране и възстановяване на разходи на КБ, същите от своя страна се възстановяват на средищните училища. МОМН уведомява училищата чрез електронната система за размера на (не)верифицираните разходи.
Причините са неверифициране на разходите могат да бъдат различни, но всички са свързани с тяхната (не)допустимост – не са документално доказани и/или проследими, не са разрешени по проекта като вид разход, не са за дейности по проекта, извършени са въз основа на процедура, съдържаща нарушения и т.н.
При нередности, свързани с процедурите за възлагане, се налагат финансови корекции на бенефициента, които водят до намаляване на размера на одобрените разходи (финансовите корекции се определят в съответствие с Методологията за определяне на финансови корекции, които се прилагат спрямо разходите, свързани с изпълнението на оперативните програми, приета с ПМС 134/2010 г.).
Неверифицираните разходи и наложените финансови корекции са за сметка на средищните училища, освен в случаите когато те са в резултат на неточни или грешни указания от страна на екипа за управление. В тези случаи неодобрените разходи са за сметка на МОМН.

Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на оперативна програма "Развитие на човешките ресурси", съфинансирана от Европейския социален фонд на Европейския съюз. Министерство на образованието и науката, 2011- 2015
e-mail: allday@mon.bg Всички права запазени