ДОКУМЕНТАЦИЯ

11. Привила за архивиране и съхраняване на документацията

Началниците на РИО и директорите на средищните училища, извършващи разходи по проекта, са длъжни да съхраняват оригиналите на разходооправдателните документи на хартиен носител.
Те трябва да водят точна и редовна документация съгласно изискванията на Закона за счетоводството, използвайки подходяща електронна система за документация и двустранно счетоводство. Тези системи могат да са неразделна част от текущата счетоводна система или допълнение към тази система, така че да бъде осигурена отделна счетоводна аналитичност само за дейностите по проекта. Счетоводните отчети и разходите, свързани с проекта, трябва да подлежат на ясно идентифициране и проверка.
Документацията по проекта най-общо се състои от три обособени части, отнасящи се до техническото изпълнение, финансовото изпълнение и документацията по ЗОП.
11.1. Подкрепящите документи се подреждат в класьори по месеци съответно:
а) Техническо изпълнение – документация, свързана със самоподготовката на учениците, заниманията по интереси и организирания отдих и спорт, вкл. храненето;
б) Финансова част – съгласно структурата на бюджет, документите се подреждат по отделни бюджетни раздели и пера, например: „1. Възнаграждения”, „2. Материали”, „3. Външни услуги” и т.н;
в) Документация по ЗОП - съгласно графика на планираните обществени поръчки.
11.2. След приключването на дейностите по проекта училищата и РИО изготвят досие за изпълняваните дейности по проекта (на хартиен носител и/или на магнитен или оптичен носител, заверено с електронен подпис), което трябва да съдържа цялата документация, свързана с проекта, както следва:
а) документация по техническото изпълнение;
б) документация по финансовото изпълнение;
в) документация по ЗОП (тръжна документация – оферти, протоколи, решения, обявления, списъци, сключени договори др.) – ако е приложимо;
г) данни за предприети мерки за публичност;
д) кореспонденция по проекта с ДО и УО;
е) други.
Регионалните инспекторати по образованието и средищните училища, включени в проекта, са длъжни да допускат екипа за управление, ДО, УО, СО, националните и европейските одитни органи да проверяват посредством проучване на документацията му или чрез проверки на място изпълнението на проекта, както и да провеждат пълен одит, при необходимост, въз основа на разходооправдателните документи, свързани с финансирането на проекта.
Съгласно чл. 13 от ПМС № 180 от 2007 г.документите с доказателствена стойност се съхраняват за срок три години след закриване на оперативната програма от Комисията”. Предвид времетраенето, което се очаква да отнеме процедурата за закриване на оперативаната програма – най-рано 2018 г., това означава, че документите трябва да се съхраняват поне до 2021 година.

 

Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на оперативна програма "Развитие на човешките ресурси", съфинансирана от Европейския социален фонд на Европейския съюз. Министерство на образованието и науката, 2011- 2015
e-mail: allday@mon.bg Всички права запазени